การจัดการฐานข้อมูล

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อมูล

ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่างๆ โดยอยู่ในรูปของตัวเลข (Number) เช่น จำนวน ราคา , ระยะทาง หรือ ปริมาณของสิ่งต่างๆ และในรูปแบบที่ไม่ใช่ตัวเลข เช่น ชื่อ , ที่อยู่ , ตำแหน่งหน้าที่การงาน เป็นต้น




ฐานข้อมูล (Data Base) คือ การจัดรวบรวมแฟ้มข้อมูลต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์กันและสามารถเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ช่วยให้ประมวลผลข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล ทำให้ประหยัดพื้นที่ของหน่วยความจำ เพราะข้อมูล มีความสำคัญช่วยตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับผู้บริหาร การจัดเก็บข้อมูลจึงมีความจำเป็น ข้อมูลถูกต้อง ทันสมัยเป็นปัจจุบัน และไม่ซ้ำซ้อน




ระบบฐานข้อมูล (DATABASE SYSTEM) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศ ที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ที่จะนำมาใช้ในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกัน ระบบฐานข้อมูลจึงนับเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้จะสามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่มข้อมูล การแก้ไข การลบ ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล




ตัวอย่าง : ร้านค้าส่ง มีสินค้า หรือ ผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ มากมาย ๆ ซึ่งจะมีต้องมีข้อมูลประจำผลิตภัณฑ์นั้น ๆ เช่น ผงซักฟอก ประกอบด้วยยี่ห้อ น้ำหนัก ปริมาณ ขนาด และราคา ดังนั้น การเก็บรวบรวมผลิตภัณฑ์หลาย ๆ รายการ จะต้องนำเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลสินค้า เพื่อสะดวกในการค้นหา




ตัวอย่าง : การจัดระบบฐานข้อมูลที่ใช้ในปัจจุบัน เช่น ฐานข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์ ฐานข้อมูลหนังสือ-วารสารในห้องสมุดฐานข้อมูลนักเรียน หรือ ฐานข้อมูลประชากร ฯลฯ ฐานข้อมูลเหล่านี้ จะนำเข้าสู่ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเพื่อบริการให้กับบุคคลทั่วไป หรือเฉพาะกลุ่ม




ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะมีส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนได้แก่





1. ภาษาคำนิยามของข้อมูล [Data Definition Language (DDL)] ในส่วนนี้จะกล่าวถึงส่วนประกอบของระบบการจัดการฐาน ข้อมูลว่าข้อมูลแต่ละส่วนประกอบด้วยอะไรบ้าง (Data element) ในฐานข้อมูลซึ่งเป็นภาษาทางการที่นักเขียนโปรแกรมใช้ในการ สร้างเนื้อหาข้อมูลและโครงสร้างข้อมูลก่อนที่ข้อมูลดังกล่าวจะถูกแปลงเป็นแบบฟอร์มที่สต้องการของโปรแกรมประยุกต์หรือในส่วนของ DDL จะประกอบด้วยคำสั่งที่ใช้ในการกำหนดโครงสร้างข้อมูลว่ามีคอลัมน์อะไร แต่ละคอลัมน์เก็บข้อมูลประเภทใด รวมถึงการเพิ่มคอลัมน์ การกำหนดดัชนี เป็นต้น


2. ภาษาการจัดการฐานข้อมูล (Data Manipulation Language (DML) เป็นภาษาเฉพาะที่ใช้ในการจัดการระบบฐานข้อมูล ซึ่งอาจจะเป็นการเชื่อมโปรแกรมภาษาในยุคที่สามและยุคที่สี่เข้าด้วยกันเพื่อจัดการข้อมูลในฐานข้อมูล ภาษานี้มักจะประกอบด้วยคำ สิ่งที่อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถสร้างโปรแกรมพิเศษขึ้นมา รวมถึงข้อมูลต่างๆ ในปัจจุบันที่นิยมใช้ ได้แก่ ภาษา SQL(Structure Query Language) แต่ถ้าหากเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ DBMS มักจะสร้างด้วยภาษาโคบอล (COBOL language) ภาษาฟอร์แทน (FORTRAN) และภาษาอื่นในยุคที่สาม


3. พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) เป็นเครื่องมือสำหรับการเก็บและการจัดข้อมูลสำหรับการบำรุงรักษาในฐานข้อมูล โดยพจนานุกรมจะมีการกำหนดชื่อของสิ่งต่างๆ (Entity) และระบุไว้ในโปรแกรมฐานข้อมูล เช่น ชื่อของฟิลด์ ชื่อของโปรแกรมที่ใช้รายละเอียดของข้อมูล ผู้มีสิทธิ์ใช้และผู้ที่รับผิดชอบ แสดงส่วนประกอบของระบบการจัดการฐานข้อมูล




แสดงส่วนประกอบของระบบจัดการฐานข้อมูล (Elements of a database management systems)
ข้อดีและข้อเสียของระบบการจัดการฐานข้อมูลระบบการจัดการฐานข้อมูลจะมีทั้งข้อดีและข้อเสียในการที่องค์การจะนำระบบนี้มาใช้กับหน่วยงาของตนโดยเฉพาะหน่วยงานที่เคยใช้คอมพิวเตอร์แล้วแต่ได้จัดแฟ้มแบบดั้งเดิม (Convention File) การที่จะแปลงระบบเดิมให้เป็นระบบใหม่จะทำได้ยากและไม่สมบูรณ์ ไม่คุ้มกับการลงทุน ทั้งนี้เนื่องจากค่าใช้จ่าในการพัฒนาฐานข้อมูลจะต้องประกอบด้วย




1. ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบุคลากรโดยเฉพาะผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล (Database Administrator(DBA) และคณะ


2. ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูลโดยแปลงข้อมูลเก่ให้เป็นฐานข้อมูลและจะต้องมีการแก้ไขโปรแกรมเก่า


3. การเพิ่มอุปกรณ์ของเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อทำให้มีหน่วยจัดเก็บข้อมูลที่ใหญ่ขึ้น มีการเข้าถึง(Access) ข้อมูลที่รวดเร็ว อาจต้องมีการเพิ่มโพรเซสเซอร์


4. ค่าใช้จ่ายทางด้านโปรแกรมประยุกต์




นอกจากนั้นยังอาจจะเกิดอุปสรรคในการพัฒนาระบบข้อมูล




1 ความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลเข้าย่อมมีผลกระทบกับหน่วยงานอื่นทีนำข้อมูลนั้นไปใช้เนื่องจากไม่มี ข้อมูลอื่นที่มาเทียบกับข้อมูลในฐานข้อมูลชุดนั้น


2. สร้างแฟ้มข้อมูลร่วมเพื่อตอบสนองกับองค์การ ทุกแผนกกระทำได้ยากเนื่องจากแต่ละแผนกอาจจะต้องการได้ข้อมูลในความละเอียดที่ไม่เท่ากัน ผู้จัดการระดับล่างต้องการใช้ข้อมูลเพื่อการทำงานวันต่อวัน แต่ผู้บริหารระดับสูงต้องการใช้ข้อมูลเพื่อการวางแผน ดังนั้นการออกแบบฐานข้อมูลจึงทำได้ยากมาก


3. ในเรื่องของความปลอดภัยทั้งนี้เนื่องจากทุกแผนกมีการใช้ข้อมูลร่วมกันจึงต้องมีการสร้างระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล จะต้องมีการกำหนดรหัสผ่าน (Password) และการจัดลำดับความสำคัญของงาน (Priority) รวมถึงการกำหนดสิทธ์ในการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคน ซึ่งเป็นการยุ่งยากสำหรับการใช้ฐาน ข้อมูลร่วมกัน ไม่เหมือนกับระบบเดิม ทุกแผนกมีสิทธิ์ใช้ เครื่องของตนเองได้เต็มที่ มีอิสระในการตัดสินใจ






ส่วนข้อดีในการจัดการฐานข้อมูล

 
1 ลดความยุ่งยากของข้อมูลภายในองค์การโดยรวมข้อมูลไว้ที่จุดหนึ่งและผู้ควบคุมดูแลการใช้ข้อมูล การเข้าถึงข้อมูล การนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์และดูแลความปลอดภัย


2. ลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล (Redundancy) ในกรณีที่ข้อมูลอยู่เป็นเอกเทศ


3. ลดความสับสน (Confusion) ของข้อมูลภายในองค์การ


4. ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาโปรแกรมและการบำรุงรักษาภายหลังจากระบบสมบูรณ์แล้วจะลดลงเมื่อเทียบกับแบบเก่า


5. มีความยืดหยุ่นในการขยายฐานข้อมูล การปรับปรุงแก้ไขทำได้ง่ายกว่า


6. การเข้าถึงข้อมูลและความสะดวกในการใช้สารสนเทศมีเพิ่มขึ้น

ซอฟแวร์การจัดการด้านกราฟฟิก

ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิก

ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกเป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เหมือนกระดานหรือสมุดวาดเขียนที่ผู้ใช้สามารถสร้างภาพเขียนได้ และมีอุปกรณ์ที่ช่วยในการวาดรูป เช่น ปากกาช่วยวาดลายเส้น พู่กันระบายสี และยางลบช่วยลบลายเส้นหรือสีที่ไม่ต้องการได้

 

รูปตัวอย่างการวาดภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิก

นอกจากนี้สามารถนำแฟ้มข้อมูลที่เป็นรูปภาพที่ถ่ายโดยใช้กล้องถ่ายรูปดิจิตอลมาแก้ไขตกแต่งได้ โดยซอฟต์แวร์จะมีเครื่องมือที่สามารถปรับเปลี่ยนความเข้มของแสง ปรับเปลี่ยนความแตกต่างของสีวัตถุในภาพ และสามารถตัดแปะองค์ประกอบของภาพหลาย ๆ ภาพ มาสร้างเป็นภาพใหม่ได้เหมือนการสร้างศิลปะ นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนลักษณะของภาพ ลักษณะของสีให้มีพื้นสีแบบต่าง ๆ ได้ ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกที่เป็นที่นิยม เช่น โปรแกรมโฟโทชอพ (PhotoShop) โปรแกรมเพนท์บรัช (Paint Brush) โปรแกรมเพนท์ชอพ (Paint Shop)

รูป ตัวอย่างการตกแต่งภาพ ตัดต่อภาพ โดยใช้ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิก

ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกบางโปรแกรม สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์นำเข้าสแกนเนอร์ เพื่อจัดการนำเข้าข้อมูล โดยแปลงข้อมูลรูปภาพให้เป็นข้อมูลแบบดิจิตอล และจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูลเพื่อนำมาแก้ไขต่อไป

ซอฟต์แวร์กราฟิก

การนำเสนอข้อมูลตัวเลข โดยปกติจะอยู่ในรูปของตาราง เป็นแถวและสดมภ์ ซึ่งไม่ใช่วิธีการนำเสนอข้อมูลที่ดี เพราะการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบตารางไม่ดึงดูดความสนใจ และตีความข้อมูลตัวเลขได้ลำบากไม่สมบูรณ์ การแปลงข้อมูลตัวเลขให้อยู่ในรูปภาพและแผนภูมิจะเป็นวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพสูง เพราะการนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีนี้จะดึงดูดความสนใจสื่อความหมายได้กระจ่างชัด และเข้าใจง่าย

ในปัจจุบันนิยมนำข้อมูล มาเขียนเป็นแผนภูมิ หรือนำข้อมูลมาวิเคราะห์คำนวณตัวเลขทางสถิติ ได้ข้อมูลตัวเลขชุดใหม่ แล้วจึงค่อยนำมาสร้างเป็นแผนภูมิ ซึ่งแผนภูมิที่ได้นี้จะนำไปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้วางแผนและตัดสินใจ หรืออาจใช้เพื่อนำเสนอบุคคลทั่วไป เพื่อการประชาสัมพันธ์ แผนภูมิทางธุรกิจเพื่อการนำเสนอมักมีการจัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพราะจะต้องให้เข้าใจง่าย ดึงดูดความสนใจต่อผู้พบเห็น

นักธุรกิจส่วนใหญ่ไม่มีความรู้หรือทักษะในการเลือกชนิดและสร้างแผนภูมิเพื่อการนำเสนอ เพราะแผนภูมิทางธุรกิจมีหลายชนิด เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม กราฟเส้นตรง ฯลฯ แผนภูมิแต่ละชนิดก็เหมาะสำหรับการนำเสนอที่แตกต่างกัน การเลือกชนิดของแผนภูมิก็เป็นเรื่องสำคัญมากอันหนึ่งที่ชี้บอกข้อมูล ทางออกที่ดีของนักธุรกิจจึงเป็นการแจ้งความต้องการของตน แล้วมอบให้กับแผนกศิลป์ ช่วยเลือกชนิดแล้วสร้างแผนภูมิให้ ในกรณีนี้ค่าใช้จ่ายของการสร้างแผนภูมิจะค่อนข้างสูง และใช้เวลาค่อนข้างนานจึงจะเสร็จ ถึงแม้ว่าเสร็จเรียบร้อยแล้วก็อาจมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเพิ่มเติม ทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้นและใช้เวลายาวนานขึ้นอีก

ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ทางด้านกราฟิกให้เลือกใช้มาก ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้จะเน้นการใช้งานที่ง่ายและสะดวก มีชนิดของแผนภูมิให้เลือกใช้หลายแบบตามความเหมาะสมของข้อมูล การจัดแต่งและการจัดรูปแผนภูมิใหม่ สามารถทำได้ง่ายด้วยคำสั่งเพียง 1 หรือ 2 คำสั่ง นอกจากนี้ยังสามารถโอนย้ายข้อมูลจากซอฟต์แวร์สำเร็จอื่น เช่น จากระบบฐานข้อมูลและตารางทำงาน มาแสดงแผนภูมิได้ด้วย

แผนภูมิที่ได้จากซอฟต์แวร์สำเร็จข้างต้นให้ผลของภาพชัดเจน และละเอียดดี ไม่แพ้ภาพของแผนกศิลป์ การสร้างปรับแต่งภาพ ก็สามารถทำได้รวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถเก็บภาพที่ได้ใส่ไว้ในแผ่นบันทึกในรูปของแฟ้มข้อมูล และนำผลออกทางเครื่องพิมพ์ เครื่องวาดรูป หรือออกเป็นภาพสไลด์ก็ได้ การฝึกใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จด้านกราฟิกจะเป็นการตัดบทบาทขั้นตอนของแผนกศิลป์ออกไป หน่วยงาน หรือบริษัทเล็ก ๆ ก็สามารถสร้างงานกราฟิกทางธุรกิจได้เป็นอย่างดีเป็นการประหยัดเงินและเวลาได้มาก

ซอฟต์แวร์ด้านกราฟิกแบ่งได้หลายประเภทของการใช้งาน เช่น ทางธุรกิจ ทางการออกแบบ ซอฟต์แวร์กราฟิกทางธุรกิจจะช่วยในงานด้านวิเคราะห ์และเสนอข้อมูลในรูปของแผนภูมิโดยสามารถจัดแต่งรูปแผนภูมิ เพื่อสวยงามและนำเสนอและจูงใจผู้ชม

โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ด้านนี้จะสามารถสร้างแผนภูมิหลักที่สำคัญต่อไปนี้ได้ คือ แผนภูมิแท่ง แผนภูมิแท่งซ้อน แผนภูมิแท่งเหลื่อมทับ แผนภูมิวงกลม แผนภูมิวงกลมแยกส่วน กราฟเส้นตรง แผนภูมิกระจัดกระจาย แผนภูมิพื้นที่ และแผนภูมิสูงต่ำ

ในการปรับแต่งรูปแผนภูมิ สามารถกำหนดข้อความ หัวเรื่อง ข้อความอธิบายแกน เลือกขนาด และชุดแบบอักษร เลือกสี และแถบระบายของแท่ง หรือชิ้นส่วนแผนภูมิ และแทรกภาพสัญลักษร์เข้ารวมในรูปแผนภูมิ นอกจากนี้ในการรับข้อมูลเข้า สามารถเลือกรับจากแผงแป้นอักขระ จากแฟ้มข้อมูล หรือจากโปรแกรมสำเร็จอื่น เช่น รับแฟ้มตารางทำงานมาปรับแต่งแผนภูมิให้ดีขึ้นได้ เพิ่มความสะดวกในการใช้งานกราฟิกเชิงธุรกิจอีกด้วย

รูปภาพงานด้านกราฟฟิก